نرم افزار
آرشیو الکترونیک اسناد و مدارک سازمانی
Documents Management System - DMS
در دنياي امروز ، اسناد و
مدارك از چنان اهميتي برخوردار شدهاند كه فرهنگ مستند سازيِ كاملاً پذيرفته
شده و در اولويت سياستهاي كاري تمامي سازمانها , شركتها و نهادهاي دولتي و
غيردولتي قرار گرفته است. حجم زياد اسناد ، مدارک و اطلاعات موجود در سازمانها
و ارگانها و عدم دسترسي سريع ، دقيق و به موقع به اين اطلاعات باعث کاهش ارزش
آنها گرديده است. براي ارزش بخشي و قابل استفاده کردن اين
اطلاعات ، مي توان يک سيستم مديريت آرشيو اسناد (Document
Management System) مناسب را پيشنهاد کرد. از پارامتر
هاي مهم يک آرشيو سند جامع و مناسب مي توان به قابليت هاي جستجوي تمام متن (Full
Text Search) حتي روي تصاوير اسناد ، نمايش نتايج حاصل
از جستجو روي تصوير سند بصورت مارک شده (Highlight)
، تحت وب بودن (Web Based) آن
اشاره کرد که شرکت هوش مصنوعي موفق گرديده است اين ويژگيها را در سيستم آرشيو
سند خود گرد آورد.
از بخشهاي مهم اين سيستم
آرشيو سند مي توان موارد ذيل را نام برد :
Öبخش ورود اطلاعات
سيستم آرشيو سند قابليت ورود انواع فرمتهاي فايلي از قبيل انواع فايلهاي تصويري ، PDF ، word ، Excel ، Access و ... همراه با شناخت فرمت فايل را دارا مي باشد. قابليت اسکن تصاوير بصورت تکي يا گروهي (Batch) همراه با تنظيمات اسکنر ( Resolution، فرمت تصوير و عمق رنگ مورد نظر) از مشخصات ديگر اين سيستم مي باشد.
در
تمام موارديکه تصوير وارد مي شود سيستم بصورت Optional
پيش پردازش تصوير را دارا مي باشد.
Öبخش پوياي (ديناميک) ورود
اطلاعات کليدي براي الگوهاي سند
در سازمانها معمولا الگو هاي مختلف سند مانند کتاب
، لايحه ، نقشه و ... وجود دارد که هر الگو داراي اطلاعات کليدي خاصي مي باشد.
مثلا فيلد هاي کليدي الگوي سند کتاب مولف ، تاريخ چاپ
و ... مي باشد. اين سيستم قابليت تعريف ديناميک الگوي اسناد و فيلدهاي
کليدي مر بوط به آنها را دارا مي باشد تا علاوه بر جستجوي تمام متن (Full
Text Search) روي اسناد مختلف ، بتوان بر اساس اين فيلد
ها نيز جستجو را انجام داد.
Öبخش تعريف سطوح دسترسي (
Security Levels ) و دسته بندي
آنها
اين بخش مي تواند مسائل مر بوط به ايمن سازي اطلاعات سيستم را با در
اختيار گذاشتن تعريف سطوح و مجوزهاي مختلف دسترسي مانند سطوح کاربران (Users)
و گروههاي کاربران( User
Groups ) و دسته بندي
آنها با توجه به نياز هر سازمان ، را حل بکند.
Öبخش مديريت
ورود اطلاعات سيستم
در اين بخش در واقع فعاليت هاي کاربران ورود اطلاعات سيستم کنترل مي شود
بدين صورت که هر درخواست ورود اطلاعات سند به صندوق شخصي
Inbox) ( ، مدير
Admin) ( سيستم اضافه مي شود و در
صورتيکه مدير سيستم ، آن مورد را تاييد کند ورود سند به سيستم اطلاعاتي انجام
مي گيرد. همچنين مدير سيستم مي تواند تنظيماتي از قبيل اينکه همه يا بعضي از
کاربرها بتوانند بدون کسب مجوز ورود اطلاعات کنند را اعمال بکند. وي ليستي از
درخواست هاي ورود اطلاعات را با جزئيات (Detail)
، تاريخ در خواست ، فرد درخواست کننده سندهاي آرشيو شونده و همينطور مجوزهاي در
خواست شده براي آنها رامي تواند ملاحظه کند.
Öبخش
ورود و تعيين محل قرار گيري سند
اين بخش جهت ورود يک سند
جديد به سيستم آرشيو اسناد مورد استفاده قرار مي گيرد بدين صورت که کاربر ابتدا
با انتخاب الگوي سند ، اطلاعات کليدي مربوط به سند را وارد کرده و سپس محل
قرارگيري و سطح دسترسي سند را مشخص مي کند. بعد از طي اين مراحل مي تواند خود
سند را اسکن کرده يا فايلهاي مربوط به سند را وارد کند که خود سند نيز مي تواند
چند فايل يا چند تصوير جهت اسکن کردن باشد همچنين هر سند مي تواند چند فايل يا
چند تصوير پيوست داشته باشد.
Öبخش جستجو و نمايش اسناد
اين بخش براي جستجو و نمايش
اسناد مورد استفاده قرار مي گيرد در اين بخش علاوه بر محل قرارگيري اسناد بصورت
نمودار درختي (Tree View) ،
امکان جستـجوي هوشمند (Fuzzy) و
تصاعدي (Progressive) بر روي
فيلد هاي کليدي يا در داخل متون وجود دارد و نتايج حاصل از جستجو نيز بر روي
همين صفحه و با کليک کردن بر روي هر مورد يافت شده ، کلمات بصورت مارک شده (Highlight)
نمايش داده مي شود همچنين متن OCR
شده نيز قابل نمايش مي باشد.
در صفحه جستجوي پيشرفته اين
بخش ، کاربر مي تواند جستجو هاي عطفيAND)
( يا فصلي) (OR
در داخل متن يا روی فيلد هاي تعريف شده و نيز جستجو بر حسب تاريخ ورود
سند ، فرد وارد کننده سند و ... را داشته باشد.
Öمشخصات
يکتاي سيستم آرشيو سند
استفاده از زبان برنامه
نويسي ASP.NET
و C# ، بانک اطلاعاتي
SQL-Server
با تنظيم Windows & SQL Server
Authentication .
امکان پشتيبان گيري از
قسمتي يا تمام بانک اطلاعات در نرم افزار و همينطور امکان بازيافت نسخه
پشتيبان .
تحت وب .(Web
based)
کاربرد نامحدود بدون هزینه اضافی
E-mail: info@ai-sharif.com