سیستمهای نرم افزاری يكپارچه عمومي،خريد،فروش،انبار،خزانه داري وحسابداري مالي
سیستم یکپارچه ایلیا بر پایه مهندسی نرم افزار
Software
Engineering ، و با استفاده از زبانهای برنامه نویسی شی
گرا Object
Oriented Design Method (هم در سطح پايگاه داده و
هم در سطح Interface)
تولید شده است .
این سیستم, عملیات مورد نیاز
هر واحد بازرگانی را به صورت یکپارجه انجام می دهد (به عنوان مثال ثبت يك
فاكتور ثبت يك تراكنش است،يعني چندين قسمت از سيستم درگير اين عمليات هستند).
البته میتوان گفت که با یک
نگاه کوتاه به سیستمهای مشابه موجود در بازار سیستم ایلیا با کمی تفاوت این کار
را انجام میدهد.
در واقع انجام مراحل طولانی
و مستمر تحلیلها وکارهای سیستمی از یک طرف واز طرف دیگر روشهای مهندسی پیاده
سازی وتست هاي مكرر(چه تستهايي كه مسؤلين سيستم انجام ميدهند وچه تستهايي كه
ناخودآگاه توسط كاربران اتفاق ميافتد) سبب شده است که کار کردن با این سیستم به
مراتب متفاوت تر و سهل تر از آنچه تا به حال تجربه شده، باشد.
به طور خلاصه يكسري
ازامكانات ايليا :
در یک نگاه کلی میتوان دید
که تمام اجزای سیستم از یک نظم خاصی پیروی می کند که این نظم هم درظاهر نرم
افزار(منوها) و هم در پیشروی عملیات به چشم می خورد.
تمام منوها شامل سه قسمت
اطلاعات پایه ، عملیات روزانه و گزارشات میباشند. همانطور که از نامها پیداست:
در قسمت اطلاعات پایه، کاربر
اطلاعاتی را که جنبه ریشه ای و اولیه دارد مانند کالاها ، اشخاص، تعریف دسته
چکها وغیره را وارد سیستم میکند.
در قسمت عملیات روزانه
کارهای اصلی و مستمر سیستم از قبیل ثبت فاکتورها،ثبت دریافتها وپرداختها و ...
انجام میشود.
ودر قسمت گزارشات هر قسمت ،
کاربر می تواند گزارشاتی را که ممکن است هر لحظه احتیاج داشته باشد بگیرد ،
ببیند و چاپ کند.
عمليات در تمام فرمها مشابه
هم است و در واقع مثل هم است يعني كاربر بعد از يادگيري يكي از فرمها با بقيه
فرمها به راحتي كار ميكند .
درتمام فرمها يك قسمت جدولي
وجود دارد كه خود گزارشي است از تمام آنچيزي كه كاربر در اين فرم وارد كرده است
.
درتمام فرمها كاربر امكان
اينرا دارد كه روي هر فيلدي عمل جستجو را انجام دهد .
درتمام فرمها كاربر امكان
اينرا دارد كه عمل چاپ را انجام دهد .
درتمام فرمها كاربر امكان
اينرا دارد كه عمل ارسال به نرم افزارهاي Word
و Excell
راعلاوه براينكه در قسمت چاپ انجام ميداد دراينجا هم انجام دهد .
درتنظيمات سيستم كاربر امكان
اينرا دارد كه فونت مورد نظرش را انتخاب كند .
و امكانات ديگري نظيراعمال
تغييرات در حقوق دسترسي ، نام و رمز عبور كاربر،و...
نكات قابل توجه از هر زير
سيستم :
خريد و فروش:
درهرفاكتوركاربرامكان اينرا
دارد كه هم ميتواند
عمل تسويه را روي فاكتور انجام دهد، وهم ميتواند عمل تسويه را به سيستم خزانه
داري موكول كند .
كاربر امكان اينرا دارد كه
فاكتورمورد نظرش را به صورت مدت دار ثبت كند، تا سيستم روي اين فاكتور اعمال
كنترل داشته باشد .
كاربر امكان اينرا دارد كه
دريافت ها وپرداختهاي هر فاكتور را روي همان فاكتور ببيند .
كاربر امكان اينرا دارد كه
فاكتورهاي هر شخص يا هر واحد زيرمجموعه را جدا كند وببيند .
كاربر امكان اينرا دارد كه
اگر مرتكب اشتباهي شد، كل تراكنش(عمليات)را برگشت زده ودوباره كليد ثبت رابزند
.
انبار:
در سيستم انبار تمام عمليات
در دو فرم وارده و صادره انجام ميشود ، يعني عمل فروش اماني ، برگشت از خريد
وخروج كالا ازانبار در فرم صادره ، و عمل خريد اماني ، برگشت از فروش و ورود
كالا به انبار در فرم وارده انجام ميشود .
در قسمت ديدن موجودي
انبار،كاربر امكان اينرا دارد كه 1-موجودي كل را ببيند ،2-موجودي يك كالاي خاص
راببيند ،3-موجودي يك تأمين كننده خاص را ببيند .
در قسمت كاردكس انبار نيز
،كاربر امكان اينرا دارد كه 1-ورود و خروج كل كالاها را ببيند ،2- ورود و خروج
يك كالاي خاص راببيند ،3- ورود و خروج كالاهاي يك تأمين كننده خاص را ببيند ،
كه در تمام حالات اينكه اين كالا مربوط به چه فاكتور يا مرجوعي اي است مشخص است
همچنين صاحب آن فاكتور يا مرجوعي نيز مشخص است ، و مهمتر اينكه با دابل كليك
كاربر ميتواند وارد آن فاكتور يا مرجوعي شود .
خزانه داري:
اين سيستم نيز شامل سه فرم
اصلي ميباشد ، كه در واقع كل عمليات دريافت وپرداختي كه كاربر انجام ميدهد به
سه قسمت تقسيم شده است، 1-دريافت پرداخت نقدي ، 2-دريافت چك ، 3-پرداخت چك .
براي مثال در فرم دريافت چك،
براي تسويه فاكتور كاربر ميتواند هم به صورت تكي و هم گروهي اقدام كند ،اگربه
صورت تكي اقدام كند ، بعد از انتخاب فاكتور ،صاحب فاكتور ومبلغ فاكتور مشخص
ميشود و كاربر با زدن دكمه اي عمليات تسويه را انجام ميدهد ، و اگر به صورت
گروهي اقدام كند ، بعد از مشخص كردن شخص ، فاكتور هاي تسويه نشده اين شخص
درقسمت پايين فرم نشان داده ميشود،همچنين مرجوعي هاي شخص هم آورده ميشود، و نيز
اگر كاربر اجازه استفاده از حسابهاي پيش دريافت و پيش پرداخت را در تنظيمات
داده باشد ماندة اين حساب هم آورده ميشود، همچنين ماندة حساب شخص هم نشان داده
ميشود ، و درآخر امكاني هم براي دادن تخفيف وجود دارد ، پس با اين حساب كافيست
كه كاربر مبالغ را چك كرده ودكمه ثبت را بزند، مشاهده ميشود كه خيلي از كارها
كه ميبايست در فرمهاي ديگر با صرف وقت وسردرگمي انجام ميشد ، در يك فرم انجام
ميشود .
لازم به ذكر است در سيستم
خزانه داري يك قسمت هم براي تعريف بابتها در نظر گرفته شده كه ديگر
كاربر نيازي به زدن سند دستي ندارد .
در مبحث چكها نيز سيستم
كنترل هوشمندانه اي روي چكهايي كه پرداخت ميكند دارد ، به
اين صورت كه با معرفي كردن دسته چك ، سيستم از ابتداي دسته چك شروع به خرج كردن
چكها ميكند ، دركنار آن كاربر نيز اين امكان را دارد كه چكي را كه دلش ميخواهد
خرج كند .همچنين سيستم آلارم هايي را هم براي چكهاي سر رسيد شده در نظر گرفته
است .
حسابداري مالي:
درمبحث ثبت سند علاوه بر
سندهايي كه سيستم به صورت اتوماتيك ميزند (كه در زمان شروع سيستم ،كاربر
تنظيمات آنرا انجام داده است) كاربر امكان اينرا دارد كه در فرم سند به صورت
دستي هم بتواند سند بزند .
لازم به ذكر است كه اسناد
داراي دو حالت ثبت اوليه وثبت نهايي ميباشند ، همچنين هر سند داراي دو شماره
ميباشد، يك شماره سند ويك شماره عطف .
در اين سيستم انواع گزارشات
مختلف از قبيل مرور حسابها ، مرور تفصيلي ، و گزارش دفاتر با تعدد فيلترها مثل
نوع دفتر(روزنامه يا كل ومعين)،سطح گزارش(گروه،كل،معين يا تفصيلي)،تاريخ ،
شماره سند و... وجود دارد .
همچنين انواع صورتحسابها ،
اعم از صورتحساب عمومي ، صورتحساب بانكها ،مشتري و تأمين كننده و ...
.
اشاره به يك نكته حائزاهميت
است ، در سيتم هايي كه از تفصيلي هاي شناور استفاده ميكنند داشتن يك گزارش يا
صورتحساب كه تمام عمليات مربوط به يك مشتري يا تأمين كننده را يكجا نشان دهد،
كاري نسبتاً دشوار است ، كه در سيستم ايليا اين مهم نيز در اختيار كاربر قرار
دارد .
همچنين سيستم ايليا به
واحدهای زیرمجموعة خرید،فروش، خزانه داری، انبار و حسابداری مالی تقسیم میگردد.
برای ورود کاربر به سیستم
ابتدا باید کاربر مورد نظر توسط مدیریت، به واحد زیر مجموعه و دوره مالی معرفی
گردد سپس کاربر با انتخاب دوره مالی و واحد زیر مجموعه مختص خود وارد سیستم
میشود که این امر می تواند گزارشات واضح تری را نسبت به افرادی که با سیستم کار
میکنند در اختیار مدیریت قرار دهد.
بدیهی است که ثبت سند از طرف
کاربر فقط در دوره مالی فعال امکان پذیر است ودر دوره های مالی قبل فقط امکان
مشاهده و گزارش گیری وجود خواهد داشت.
سیستم خرید و
سیستم فروش :
-
امکان نگهداری اطلاعات کامل خریداران و
فروشندگان شامل کد، نام، آدرس ، تلفن و ...
-
تعیین اعتبار برای هر مشتری
-
امکان صدور فاکتورهای خرید و فروش با انواع
نقدی ، اعتباری ، نقدی – اعتباری
-
امکان خرج چک اشخاص برای
فاکتور خرید
-
درج تخفیف در فاکتور فروش
-
کنترل خودکار هزینه های حمل و نقل در
فاکتورهای خرید و فروش
-
امکان صدور فاکتور فروش با استفاده از
اطلاعات حواله انبار
-
امکان صدور فاکتور خرید با استفاده از
اطلاعات رسید انبار
-
امکان صدور فاکتور با استفاده از اطلاعات
وارده يا صادره امانی
-
امکان جستجوی سریع کالا هنگام ثبت فاکتور
-
امکان مشاهده آخرین قیمت خرید کالا هنگام ثبت
فاکتور
-
امکان مشاهده اعتبار مشتری هنگام ثبت فاکتور
فروش
-
تنظیم خودکار مبلغ فاکتور بعد از کسر تخفیف
-
امکان انجام عملیات مرجوعی فاکتور (برگشت از
فروش ، برگشت از خرید و یا برگشت از امانی)
-
صدور رسیدهای دریافت و پرداخت و صدور سند
مالی به صورت خودکار (با یک کلیک)
-
برگشت عملیات
فوق با یک کلیک
-
امکان نگهداری فاکتورها در
وضعیت های اولیه و نهایی
-
امکان چاپ فاکتور
-
گزارش فاکتورهای یک مشتری خاص در محدوده
زمانی دلخواه با انتخاب نوع فاکتور ( نقدی ؛ اعتباری و نقدی – اعتباری) و
همچنین شماره فاکتور
-
امکان طبقه بندی کالا برای یک مشتری خاص
-
امکان تسویه فاکتور هم از
سیستم خرید و فروش و هم از سیستم خزانه داری وهم تلفیقی
-
امکان مشاهده
گزارشهای نموداری مقایسه ای از بیشترین خرید و فروش و یا کمترین خرید وفروش
مربوط به هر کالا
-
امکان مشاهده فاکتور های ثبت شده توسط یک شخص
خاص
-
امکان مشاهده فاکتورهای ثبت شده در یک واحد
زیر مجموعه خاص
-
امکان صدور فاکتور به صورت مدت دار،جهت كنترل
سيستم روي فاكتور
سیستم انبار:
-
امکان معرفی چند انبار با انواع مختلف
-
امکان معرفی کالا و گروه بندی درختی آن
-
كدگذاري كالاها با توجه به تأمين كننده ها
-
امکان تعریف واحد های سنجش
-
توزیع موجودی اولیه کالا در انبار با مشخص
کردن حد اقل و حد اکثر موجودی و نقطه سفارش
-
هشدار خودکار روی نقطه سفارش ، حداقل وحداکثر
موجودی کالا به هنگام ورود و خروج کالا
-
ثبت رسیدهای ورود و خروج کالا به صورت خودکار
بعد از ثبت فاکتورها (برای حالتهای خرید و فروش)
-
ثبت رسیدهای ورود و خروج کالا قبل از ثبت
فاکتورها (برای حالتهای خرید و فروش)
-
ثبت رسیدهای ورود و خروج
کالا برای حالتهای مرجوعی و امانی
-
ثبت فاکتورهای خرید و فروش به صورت خودکار
بعد از تبدیل حالت امانی به خرید یا فروش
-
ثبت رسید های خزانه داری به صورت خودکار بعد
از ثبت رسیدهای انبار
-
صدور خودکار اسناد مالی به سیستم حسابداری
مالی
-
امکان مشاهده ارتباط کلیه رسیدهای انبار با
فاکتورها از یک طرف و رسیدهای خزانه داری از طرف دیگر
-
امکان حذف رسیدها با کلیه ارتباطاتشان با یک
کلیک
-
جستجوی سریع کالا بر اساس بخشی از کد یا نام
-
امکان کنترل موجودی و عدم اجازه صدور حواله
بیش از حداقل موجودی و عدم صدور رسید بیش از حداکثر موجودی
-
انجام دقیق عملیات مقداری/ ریالی مشتمل بر
ورود و خروج کالا
-
گزارش کاردکس کالا (گردش کلیه کالاها به
تفکیک انباروكالا وتأمين كننده در هر مقطع زمانی)
-
امكان دسترسي سريع به منبع ورود و خروج كالا
(فاكتور يا مرجوعي يا اماني)در كاردكس
-
امكان جستجو روي تك تك فيلدها در گزارش
موجودي و كاردكس
-
گزارش موجودی کالا به تفکیک انباروکالاوتأمين
كننده
-
گزارش کالاهایی که به نقطه سفارش ؛ حداقل یا حداکثر رسیده اند
-
امکان چاپ کلیه رسیدها
-
امکان انجام عملیات
انبار گردانی
-
امكان خارج كردن كالا جهت مونتاژ ويا ساخت
كالاي جديد
-
امكان وارد كردن كالاي ساخته شده به عنوان
كالاي جديد
-
امكان محاسبه قيمت انبار به روش ميانگين يا
fifo
-
امكان ثبت مرجوعي ها با اتصال به فاكتور و
بدون اتصال به فاكتور
سیستم خزانه داری:
- معرفی حسابهاي بانکی و
دسته چک مربوطه و کنترل هوشمند روی شماره سریال چکها
- ثبت رسید دریافتها
وپرداختهای نقدی با امکان اصلاح و حذف
- ثبت رسید دریافتها
وپرداختهای نقدی با امکان واريز به بانك يا صندوق
- ثبت رسید دریافتها
وپرداختهای اسناد بهادار با امکان اصلاح و حذف
- ثبت رسید دریافتها
وپرداختهای چک با امکان اصلاح وحذف
- ثبت رسید تنخواه(خرج
تنخواه)
- جستجوی کلیه رسیدها بر
اساس قسمتی از کد یا نام یا تاریخ یا ....
- امکان مشاهده سوابق چکها
- صدور خودکار اسناد مالی
مربوط به انجام کلیه عملیات دریافت و پرداخت
- تغییر وضعیت چکهای پرداختی
بین حالتهای پاس نشده؛ پاس شده یا ابطال شده
- تغییر وضعیت چکهای دریافتی
بین حالتهای ثبت اولیه؛ درجریان وصول؛ وصول؛ واخواست؛ حقوقی،
واگذاری به غير و تسويه نقدي
- امکان واگذاری گروهی چکها
به حساب بانک
- امکان خرج کردن چکهای
دریافتی در حالتهای تعویض با چک؛ تعویض با پول و خرید کالا
- تسویه فاکتورها از طریق
سیستم دریافت وپرداخت با حفظ ارتباطات
- گزارش چکها به تفکیک وضعیت
- گزارش چکهای سررسید شده
- گزارش اقلام باز چکهای
دریافتی ( درجریان وصول، وصول نشده ) و چکهای پرداختی (پاس نشده)
- گزارش ریز دریافتها
وپرداختهای انجام شده با طرف حساب مشخص
- امکان انجام عملیات بانک
به بانک/صندوق به صندوق/صندوق به بانک/بانک به صندوق/ حواله به بانک/ حواله به
شخص
- امکان معرفي کردن بابتها
جهت جلوگيري كردن از زدن اسناد دستي
- امکان استفاده از فيلدهاي
تكميلي در چكهاي دريافتي اعم از بانك ،شعبه ،شهرستان ،شماره دفتر اسناد
دريافتني ويا شماره برات
- امکان تسويه تكي يا گروهي
فاكتورها
- امکان مشاهده تمام اطلاعات
لازم واستفاده از آنها در تسويه گروهي فاكتورها ،اعم از اطلاعات مرجوعي ها ،
اطلاعات مانده حساب شخص و مانده حساب پيش دريافت و پيش پرداخت و همچنين استفاده
از تخفيف هنگام تسويه گروهي
سیستم حسابداری مالی:
-
امکان تعریف درختی حسابها
-
معرفی دوره های مالی متعدد
-
ثبت انواع سند (خرید، فروش ؛ صادره و وارده
انبار ، عمومی و ... )
-
امکان معرفی و نگهداری اطلاعات مالی برای
واحد های زیر مجموعه به صورت مستقل
-
انتخاب سریع حسابها بر اساس قسمتی از کد یا
نام حساب
-
امکان نگهداری اسناد در وضعیت های اولیه و
نهایی
-
ثبت کلیه اسناد مالی به صورت اتوماتیک
ازسایرسیستمهای مرتبط با سیستم مالی(با تنظيماتي كه در قسمت تنظيمات صدور سند
اتوماتيك انجام ميشود)
-
امکان ایجاد ممانعت از اصلاح و حذف اسنادی که
به طور خودکار توسط سایر سیستمها صادر شده اند
-
امکان برگشت زدن اسناد
-
گزارش دفتر روزنامه در سطوح مختلف بر اساس
تاریخ ؛ دوره مالی ؛ حساب خاص و ...
-
گزارش دفتر کل و معین در سطوح مختلف بر اساس
تاریخ ؛ دوره مالی ؛ حساب خاص و ...
-
مرور حسابها به همراه گردش و مانده به تفکیک
حساب
-
گزارش گردش و مانده حسابها باگروهبندی روی
سرفصلهای مشتريان؛تأمين كننده ها؛ كاركنان؛اشخاص متفرقه ؛سهامداران؛ بانکها؛
مراکز هزینه و پروژه ها
-
گزارش تراز در سطوح مختلف بر اساس تاریخ ؛
دوره مالی ؛ حساب خاص و ...
-
گزارش سود وزیان
-
امکان چاپ اسناد و دفاتر
-
انجام عملیات پایان دوره ؛ بستن حسابها ؛ اختتامیه و افتتاحیه دوره مالی بعد به صورت خودکار (با یک کلیک)
-
امکان معرفی بابت ها و
جلوگیری از اتلاف وقت جهت زدن سند دستی(امکان زدن سند دستی نیز وجود دارد)
-
امکان صدور صورتحساب
براي مشتريان، تأمين كننده ها و... با در نظر گرفتن تاريخ مورد نظر
-
امکان صدور صورتحساب عمومي براي همه حسابها
-
امکان صدور صورتحساب بانكE-mail: info@ai-sharif.com